Datenschutzvereinbarung 

IM FOLGENDEN FINDEN SIE INFORMATION ÜBER DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IM RAHMEN DES EINSTELLUNGSVERFAHRENS BEI DHL EXPRESS.

1. Weshalb erfolgt diese Information?
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (z.B. Ihrer Kontaktdaten und Ihres Lebenslaufs) und deren vorschriftsmäßige Verarbeitung ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb möchten wir Sie nachfolgend umfassend darüber informieren, wie wir Ihre Daten anlässlich Ihrer Bewerbung und während des gesamten Einstellungsverfahrens verarbeiten. Dies steht im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und gegebenenfalls weiterer anwendbarer gesetzlicher Bestimmungen zum Datenschutz. Die Verarbeitung umfasst in diesem Fall die Erhebung, Speicherung, Nutzung, Veränderung und Löschung Ihrer Daten.

2. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
Für ausgeschriebene Stellen und die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stattfindenden Datenverarbeitungen ist die in der Ausschreibung angegebene Konzerngesellschaft verantwortlich. Dort ist auch eine Kontaktmöglichkeit angegeben.
Deutsche Post IT Services GmbH stellt Ihnen und den DHL Express Konzerngesellschaften eine zentrale Plattform zur Präsentation weltweiter Jobangebote mit zentralen Funktionalitäten wie Job Alerts zur Verfügung. Job Alerts ist ein automatisches Benachrichtigungstool für Stellenausschreibungen. Siehe unter 5.g.

Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Plattform liegt bei Deutsche Post IT Services GmbH.

3. Wer ist die/der zuständige betriebliche Beauftragte(r) für den Datenschutz?
Die Funktion des betrieblichen Datenschutzbeauftragten wird – bei Bedarf – bei den Gesellschaften im Konzern DHL Express von verschiedenen Personen wahrgenommen. Sie können unter der folgenden gemeinsamen Gruppen-E-Mail-Adresse kontaktiert werden: Datenschutz-Bewerbung@dpdhl.com. Um sicherzustellen, dass Ihre Anfrage an das richtige Unternehmen gerichtet wird, müssen Sie den Namen und den Standort des Unternehmens angeben, bei der Sie sich bewerben wollen oder beworben haben.

4. Wer ist die zuständige Aufsichtsbehörde?
Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Datenschutzrechte nicht hinreichend beachtet wurden und Sie ein Problem an die zuständige Datenschutzbehörde melden möchten, können Sie dies jederzeit tun. Die für die Gesellschaft, bei der Sie sich beworben haben, zuständige Europäische Datenschutzbehörde innerhalb der EU sowie die Kontaktdaten dieser Behörde finden Sie auf der Website des Europäischen Datenschutzrates (EDPB) unter "Mitglieder".

5. Wofür verwenden wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit Ihnen und zur Entscheidung über die Besetzung freier Stellen in den zu DHL Express gehörenden Gesellschaften verwendet. Darüber hinaus können sich aus den nachfolgend aufgeführten Aspekten weitere Zwecke für Datenverarbeitungen ergeben.

a. Ihre konkrete Bewerbung
Ihre Bewerbung bei einer Konzerngesellschaft wird dort von den für das Bewerbungsverfahren zuständigen Mitarbeitern betreut. Ihre Daten werden von diesen ausschließlich zweckgebunden verarbeitet.

b. Initiativbewerbung
Sofern Sie sich bei uns bewerben, ohne sich auf eine konkrete freie Stelle zu beziehen, gehen wir, sofern Sie uns nichts anderes mitteilen, davon aus, dass alle in Frage kommenden Konzerngesellschaften Ihre Daten nutzen dürfen, um Ihnen passende freie Stellen anzubieten. Ihre Daten werden zu diesem Zweck in einem Bewerbermanagementsystem der zur DHL Express gehörenden IT Infrastruktur gespeichert. Dieses nutzen die einzelnen Konzerngesellschaften zur Suche nach geeigneten Kandidaten für aktuell oder zukünftig ausgeschriebene Stellen. Ihre Initiativbewerbung können Sie jederzeit zurückziehen. Eine entsprechende Nachricht richten Sie an die Stelle, der Sie Ihre Bewerbung zur Verfügung gestellt haben.

c. Konzerninterne Weitergabe bei konkreter Bewerbung
Bewerben Sie sich auf eine konkrete freie Stelle in einer Konzerngesellschaft, werden wir Ihre Daten nur dann an andere Konzerngesellschaften für die mögliche Besetzung dort freier Stellen weitergeben, wenn Sie uns dazu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

d. Datenabgleich zu Compliance-Zwecken
Wir sind gesetzlich verpflichtet, sicherzustellen, dass wir keine finanziellen Zuwendungen an Empfänger, die nach Anti-Terror-Gesetzen der EU (die sog. Sanktionslisten) und einigen anderen anwendbaren nationalen Rechtsvorschriften sanktioniert sind, gewähren. Daher gleichen wir in jedem Fall die Stammdaten unserer ausgewählten Bewerber, möglicherweise auch von Ihnen, gegen die jeweils aktuellen Sanktionslisten bzw. Rechtsvorschriften ab.

e. Registrierung auf einer Karriere-Plattform
Sofern eine unserer Karriere-Plattformen eine Registrierung verlangt, werden Ihre Zugangs-daten wie Name, E-Mail-Adresse und Passwort lediglich zur Sicherung Ihres Zugangs zu der Karriere-Plattform und der von Ihnen dort hinterlegten Daten genutzt. Sofern erforderlich, erhalten Sie auf der Karriere-Plattform weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten.

f. Statistische Auswertungen
Zur Verbesserung unserer Stellenausschreibungen und gesamten Stellenbesetzungsprozesse können wir Analysen und Auswertungen der erhaltenen Daten zu statistischen Zwecken durchführen. Wie viele Bewerber haben sich beispielsweise auf eine Stelle beworben und wie lange war die Stelle ausgeschrieben? In diesem Kontext werden Daten von aktuellen und ehemaligen Bewerbern verarbeitet, wie z.B. in welcher Entfernung von der Arbeitsstelle wohnt der Bewerber. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Stellenausschreibungs- und Stellenbesetzungsprozesse. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diesen Zweck können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, laut Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen.

Ergänzung für Österreich: Wir führen im Nachgang zu dem Rekrutierungsprozess auch Telefonate mit den Bewerbern durch, um ihre Erfahrungen mit unserem Prozess zu erheben und um dadurch Verbesserungspotential für den Rekrutierungsprozess auszumachen.

g. Job Alerts
Sofern Sie den Job Alert aktivieren, wird Ihre E-Mail-Adresse genutzt, um Sie über aktuelle, Ihren Suchkriterien (Kategorie, Standort) entsprechende Jobangebote in unseren Konzern-gesellschaften zu informieren.

6. Wie erheben wir Ihre Daten?
In der Regel speichern Sie Ihre Daten selbst in unserer Karriere-Plattform. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten. Sollten Sie uns Ihre Bewerbung auf anderem Wege zukommen lassen, speichern wir Ihre Daten in der Regel ebenfalls in unserer Karriere-Plattform. Haben Sie Daten über sich in öffentlich zugänglichen Netzwerken oder Plattformen mit beruflichem Schwerpunkt zur Verfügung gestellt, verarbeiten wir diese im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers eventuell auch. Sofern wir mit Personalvermittlern zusammenarbeiten, gehen wir davon aus, dass diese Ihre Daten mit Ihrer Zustimmung an uns weitergeben. In allen Fällen stammen die Daten direkt von Ihnen (Direkterhebung).

7. Welche Daten müssen Sie angeben?
Um jede Bewerbung, die wir erhalten haben, prüfen zu können, benötigen wir von Ihnen neben Ihren Stamm- und Kontaktdaten in jedem Fall personenbezogene Daten, die Aufschluss über Ihre Eignung für eine bestimmte Stelle geben. Sofern nicht ausnahmsweise eine gesetzliche Verpflichtung zur Angabe bestimmter personenbezogener Anforderungen besteht, wie beispielsweise Berechtigungsnachweise für Kraftfahrzeugführer oder Piloten, entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen. Sofern Sie z.B. Sonderrechte für Schwerbehinderte im Bewerbungsverfahren in Anspruch nehmen möchten, können Sie Ihre Schwerbehinderung im Bewerbungsschreiben angeben. Eine Verpflichtung hierzu besteht nicht.

8. Welche Daten erheben wir von Ihnen?

• Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc.)
• Bewerbungsdaten wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Empfehlungsschreiben und was Sie uns ggf. darüber hinaus zur Verfügung stellen und in Bewerbungsgesprächen mitteilen wollen
• Ggfs. Bewerbungsfoto
• Ggf. Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis
• Ggf. Daten zur gesundheitlichen Eignung
• Vorstrafen, soweit dies wegen der ausgeschriebenen Tätigkeit erforderlich ist, z. B. bei Kraftfahrern
• Ggf. Kontodaten in Fällen von Reisekostenerstattung
• im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers Daten, die Sie in öffentlich zugänglichen Online-Netzwerken oder -Plattformen mit beruflichem Schwerpunkt über sich zur Verfügung gestellt haben
• Ggf. Zugangsdaten zur Karriere-Plattform: Benutzername und Passwort

9. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Ihre Daten verarbeiten wir zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen. Abhängig von der individuellen Bewerbung können folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung kommen:

• Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO (Ihre Einwilligung),
• Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (der mögliche Beschäftigungsvertrag),
• Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO (unsere rechtliche Verpflichtung) und
• Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (unsere berechtigten Interessen).
  Weitere datenschutzrechtliche Anforderungen können sich aus sonstigen anwendbaren Rechtsvorschriften ergeben.

10. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?
Grundsätzlich werden Ihre Daten von hierfür berechtigten Personen bei der Konzerngesellschaft verarbeitet, bei der Sie sich auf eine offene Stelle bewerben. Einige Konzerngesellschaften bedienen sich zur Durchführung des Bewerbungsfahrens der Unterstützung von speziell geschulten Mitarbeitern anderer Konzerngesellschaften (konzerninterner Dienstleister) oder beauftragter externer Dienstleister. In jedem Falle wird dafür Sorge getragen, dass entsprechende Vereinbarungen den datenschutzkonformen Umgang mit Ihren Daten regeln.
Zugriff auf Ihre Daten erhalten in jedem Fall nur hierzu berechtigte Personen. Im Falle der konzerninternen Weitergabe gelten die unter 5a und 5b dargestellten Voraussetzungen. Die konzernweiten Stellenbesetzungsprozesse können darüber hinaus vorsehen, dass neben dem Vorgesetzten und der Personalabteilung der Konzerngesellschaft, die die freie Stelle vergibt, Personal-Dienstleister und technische Dienstleister sowohl aus anderen Konzern-gesellschaften als auch Fremdgesellschaften Zugriff auf Ihre Daten haben. Ebenso nutzen ggf. der zuständige Betriebsrat und die Schwerbehindertenvertretung Ihre Daten, um ihre gesetzlichen Beteiligungsrechte bei der Stellenbesetzung wahrzunehmen. Konzernweite Prozesse, wie beispielsweise im Bereich ausgelagerter IT, können vorsehen, dass Mitarbeiter verschiedener Konzerngesellschaften berechtigten Zugriff auf Ihre Daten haben.

11. Wie erfolgt die Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO?
Sollten Sie sich auf eine Stelle außerhalb der Europäischen Union bewerben oder Ihre Daten für den Bewerberpool freigeben, so haben auch Konzerngesellschaften in sogenannten Drittländern Zugriff. Werden personenbezogene Daten an andere Konzerngesellschaften in sogenannten Drittländern übermittelt, so geschieht dies nach Maßgabe der Deutsche Post DHL Konzerndatenschutzrichtlinie. Diese stellt sicher, dass unsere Konzerngesellschaften weltweit personenbezogene Daten nach Standards verarbeiten, welche ein nach dem europäischen Datenschutzrecht gefordertes, angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen. Unsere Konzerndatenschutzrichtlinie ist durch die Europäischen Datenschutz-Aufsichtsbehörden als sogenannte Binding Corporate Rules (BCR) genehmigt. Eine Zusammenfassung der Inhalte können Sie unter https://www.dpdhl.com/de/datenschutz.html.
oder bei der für Ihre Bewerbung zuständigen Personalabteilung einsehen. Verarbeitet ein Dritter personenbezogene Daten im Auftrag eines Konzernunternehmens, so ist der Dritte an vertragliche Vereinbarungen und Verpflichtung zur Einhaltung der Europäischen Datenschutzstandards gebunden.

12. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Daten werden bei uns solange gespeichert, bis Sie Ihre (Initiativ-) Bewerbung zurückziehen oder Sie Ihre im Zusammenhang mit der Bewerbung auf eine konkrete Stelle gegebene Einwilligung in die Aufnahme in unseren Bewerberpool mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wird das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, ohne dass wir Sie einstellen, speichern wir Ihre Daten für weitere sechs Monate, soweit sich aus anwendbaren Vorschriften nicht etwas anderes ergibt. Werden Sie bei uns eingestellt, übernehmen wir Ihre Bewerbungsdaten in Ihre Personalakte. Die Kandidatenprofile werden sechs Monate nach dem letzten Aktivitätsdatum gelöscht.

13. Welche Rechte haben Sie?
Entsprechend der geltenden gesetzlichen Bestimmungen haben Sie das Recht,

• Ihre ggfs. erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Auskunft über die Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben (Art. 15 Abs. 1 DSGVO),
• eine Kopie Ihrer bei uns über Sie gespeicherten Daten (ggf. in elektronischer Form) zu erhalten (Art. 15 Abs. 3 DSGVO),
• Berichtigung falscher Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
• Löschung der Daten über Sie zu verlangen, die wir nicht mehr länger über Sie bei uns speichern dürfen (Art. 17 Abs. 1 DSGVO), 
• einer Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO) und
• für den Fall einer automatisierten Entscheidungsfindung angehört zu werden und dem Ergebnis zu widersprechen (Art. 22 DSGVO).

14. Wie machen Sie Ihre Rechte geltend?
Nehmen Sie Ihre Rechte bitte über unsere Karriere-Plattform wahr oder wenden Sie sich hierzu an Ihre jeweilige Kontaktperson im Bewerbungsverfahren.
Im Falle der Berichtung oder Löschung werden wir auch die Empfänger Ihrer Daten hierüber informieren.
Für weitere Fragen steht Ihnen der/die zuständige Datenschutzbeauftragte gerne zur Verfügung.
Sollten Sie der Ansicht sein, Ihre Rechte würden nicht ausreichend gewahrt, so haben Sie die Möglichkeit, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.

15. Änderungen dieser Information
Diese Information beruht auf dem Stand vom November 2019. Bitte beachten Sie, dass wir uns vorbehalten, diesen Hinweis bei Bedarf zu ändern.